Как арендовать конференц-зал и не ошибиться?

Мы делаем конференцию! Супер! Теперь Вам необходимо снять зал Нет проблем! А что? Гггг ... не дешево, хорошо оборудовано и в центре! Конечно, мечты организаторов всегда прекрасны, но в столкновении с «прозой жизни» часто разваливаются как карточный домик. Так как же выбрать хороший конференц-зал?

Сначала подумай, потом арендуй!

Самая важная вещь, которую должен запомнить каждый менеджер мероприятий, - это ключевая роль планирования. В то же время вам не нужно проводить месяцы исследований и углубленного анализа. Если мы «зеленые» в плане аренды комнат, то стоит даже немного почитать в Интернете, ознакомиться с различными предложениями и включить логическое мышление! Тогда мы можем легко определить - в общих чертах - то, что мы действительно ищем, и это основа, чтобы не сходить с ума под давлением сотен претендентов и опционов! На какие вопросы стоит обратить особое внимание?

Как насчет местоположения?

Первый вопрос, на который нужно ответить - это место нашей конференции и ... сама комната! Вопреки внешнему виду, это не такой очевидный вопрос - давайте попробуем подготовить студенческую конференцию в месте, где нет возможности путешествовать поездом или автобусом ... Успех гарантирован ...

При поиске конференц-зала, помимо указания города, в котором мы готовим мероприятие, стоит поближе взглянуть на местоположение, остановки общественного транспорта, ближайшие окрестности или близость к базе размещения. Мы также должны пойти в конкретное место и убедиться, соответствуют ли «100 метров от станции» в описании действительности. В противном случае это легко для неприятных сюрпризов!

Что нам действительно нужно?

Вторым важным вопросом при выборе конференц-зала является определение наших реальных потребностей! В этом случае ключом является определение количества людей, которые будут участвовать в нашем мероприятии. Конечно, мы редко знаем точный список гостей за несколько месяцев до мероприятия. В целом, однако, мы более или менее знаем, сколько человек мы приглашаем и какой может быть приблизительный интерес.

Однако учитывается не только количество людей! Цель нашей встречи также важна. Комната для классической конференции должна выглядеть совершенно иначе, чем комната для встреч и шоу для людей из ИТ-индустрии. Конечно, специализированные мероприятия требуют гораздо больше оборудования, технических средств, а также услуг, способных оказать помощь.